La funzione del registratore vocale è quella di permettere la registrazione di suoni e voci in modo tale da poterli riprodurre in tempi successivi, rivelandosi utile nei confronti di chi, per lavoro o per studio ad esempio, necessita di riascoltare ciò che ha memorizzato sull'apparecchio.
I moderni registratori vocali si avvalgono di una scheda di memoria capace di inglobare una specifica quantità di registrazioni, mentre in passato (più di quanto accade oggigiorno) si sfruttavano le microcassette dotate di nastro; rispetto a queste ultime, i primi hanno molti più vantaggi se solo si pensa che non occorre acquistare di volta in volta nuove minicassette.

La microcassetta viene inserita all'interno del registratore vocale e, fino alla fine del nastro, consente la registrazione di ciò che desiderate. Sono piccole e facili da integrare al registratore vocale, anch'esso di dimensioni ridotte affinchè possa essere comodamente portato ovunque lo vogliate.
Altrettanto proficuo era l'utilizzo delle microcassette per la segreteria telefonica: i telefoni usufruivano di particolari dispositivi che, con l'aiuto di una minicassetta a nastro, permettevano di ascoltare i messaggi lasciati in segreteria nei momenti di assenza. Ora questo sistema è quasi del tutto superato.